Standar Pengelolaan Aset Fisik
Sebagai elemen kunci pertumbuhan bisnis, optimalisasi manajemen aset perusahaan berstandar pada PAS 55 yang telah diakui secara internasional. PAS 55 mendefinisikan aset sebagai pabrik, mesin, properti, bangunan, kendaraan dan barang-barang lainnya yang memiliki nilai berbeda pada sebuah organisasi.
Manajemen aset adalah kegiatan yang dilakukan secara praktik, sistematis dan terkoordinasi dimana organisasi mengelola aset dan sistem aset, kinerja, risiko dan pengeluaran terkait siklus hidup aset tersebut dengan tujuan agar dapat mencapai rencana strategis yang telah ditetapkan.
Tidak hanya panduan terperinci mengenai optimalisasi, PAS 55 juga menyajikan contoh-contoh penerapan dalam perencanaan asset lifecycle, optimalisasi biaya/resiko dalam mencapai keterpaduan pemikiran organisasi. Standar ini berlaku untuk semua sektor dan semua jenis aset.
Prinsip dan Atribut Utama Manajemen Aset
Sebelum melakukan pengelolaan aset, perlu diketahui mengenai tiga prinsip dan atribut utamanya seperti:
1. Lihat dari dua perspektif
Salah satu kesalahan umum perusahaan yang kerap kali terjadi adalah ketika manajemen aset secara fisik dan pencatatan akuntansi terpecah. Padahal pengelolaan aset seharusnya dilihat dari dua perspektif dan keduanya harus berjalan secara sinergis.
2. Saling Terintegrasi
Idealnya, manajemen aset terintegrasi secara holistik terhadap proses bisnis di semua departemen, sistematis, sistemik, dikelola berdasarkan risiko, optimal terutilisasi dan berkelanjutan.
3. Self Awareness dan Self Responsible
Pada tataran teknis, prinsip penugasan aset secara personal meliputi kesadaran diri dan pertanggung jawaban diri sendiri. Artinya seluruh individu di perusahaan diberikan kepercayaan dan bertanggung jawab penuh dalam menggunakan aset perusahaan.
Kesadaran diri dan tanggung jawab merupakan prinsip kunci penugasan aset secara personal. Hal ini merujuk pada seluruh individu di perusahaan memegang peranan penting dalam memaksimalkan ketersediaan dan pemanfaatan berkelanjutan perusahaan yang memerlukan supporting dari sistem manajemen aset perusahaan.
Lingkup Manajemen Aset
source: researchgate.net
Dalam mencapai rencana strategis perusahaan, terdapat lima interface yaitu human assets, information assets, financial assets, aset tidak berwujud dan aset fisik yang harus dikelola secara holistik. Interface dalam keberhasilan manajemen aset fisik merupakan hubungan penting antar pihak yang mengoperasikan aset dan pihak yang menjamin ketersediaan aset secara berkelanjutan.
Level Asset
Ketika mengambil keputusan, manajemen aset dapat dilakukan pada tiga tingkatan. Tingkat pertama meliputi life cycle masing-masing objek yang dioptimalkan, yang kedua mengacu pada pengelolaan sistem aset dan tingkatan ketiga adalah pertimbangan seluruh aset dan sistem aset organisasi yaitu seluruh portofolio aset.
source: rethinkminnovation.com
Berdasarkan PAS 55, terdapat beberapa level aset meliputi:
1. Organizational Strategic Goal
Adalah ekspektasi manajemen dan visi misi perusahaan secara keseluruhan.
2. Manajemen Aset Portfolio
Ikhtisar rangkaian lengkap aset individu dan sistem aset perusahaan dalam perspektif pelayanan bisnis (core competence) yang dijalankan.
3. Aset Sistem
Sekumpulan aset yang berinteraksi atau saling terkait sehingga memberikan suatu fungsi atau pelayanan bisnis tertentu. Misalnya ketika membeli sebuah genset, walaupun membeli satu genset tetapi ketika di break down genset tersebut terdiri dari beberapa aset didalamnya.
4. Aset Individual
Aset yang dilihat secara individu/satuan melalui pendekatan komponisasi. Aset ini dapat dicatat sebagai main unit, sparepart ataupun accessories.
Jenis-jenis Aset Perusahaan
source: gamatechno.com
Pada hakekatnya, aset suatu perusahaan dapat diklasifikasikan kedalam tiga jenis meliputi aset strategis, aset tetap (fixed asset) dan non aktiva tetap (low value asset).
1. Aset Strategis
Merupakan aset sebuah perusahaan yang dapat dicatat sebagai properti investement atau fixed asset, memberikan kontribusi langsung terhadap revenue dan tidak memiliki batasan nilai kapitalisasi.
2. Aset Tetap (Fixed Asset)
Merupakan aset yang berwujud/tidak (tangible & intangible) yang dicatat sebagai fixed asset, memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun dan memiliki nilai kapitalisasi tertentu.
3.Non Aktiva Tetap (Low Value Asset)
Merupakan aset yang dicatat sebagai expense/persediaan, berbentuk inventory yang tidak habis pakai (tools kerja) dan memiliki nilai kapitalisasi yang rendah.
Sistem Manajemen Aset Terpadu
Sistem manajemen aset terpadu diartikan sistem tata kelola aset secara komprehensif menggunakan teknologi mutakhir yang terintegrasi menyeluruh terhadap proses bisnis lain baik langsung maupun tidak terhadap manajemen aset sesuai prinsip dan selaras dengan life cycle asset.
Dalam mengoptimalkan proses manajemen aset, ada beberapa hal yang harus menjadi perhatian dan menjadi acuan dalam pengelolaan aset perusahaan.
1. Terintegrasi Dengan Apa Saja?
source: gamatechno.com
Sesuai dengan prinsip dan atribut utama manajemen aset secara ideal haruslah terintegrasi oleh seluruh department di perusahaan agar dapat berjalan secara optimal. Beberapa departemen yang dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen aset ini mencakup:
Corporate Strategic
Hal ini mencakup kolaborasi perencanaan strategi perusahaan, manajemen resiko hingga evaluasi dan monitoring.
Corporate Finance
Mencakup kolaborasi pada perencanaan CAPEX (capital expenditure) , pembukuan akuntansi aset.
Procurement/Purchasing
Kolaborasi penerimaan barang diawal dan pencatatan aset/akuisisi.
Maintenance
Kolaborasi dalam pemeliharaan rutin dan insidental.
General Affairs
Kolaborasi manajemen dan pengelolaan dalam menggunakan sarana dan prasarana kerja.
2. Framework
Framework / kerangka kerja harus mencakup seluruh siklus manajemen aset dan diintegrasikan ke dalam rencana strategis, memastikan PIC yang bertanggung jawab dalam jangka waktu yang relevan untuk mencapai target operasional yang berkelanjutan dan mendapatkan manfaat dari manajemen aset.
source: gamatechno.com
Karena hal inilah maka proses untuk mengelola aset perlu ditingkatkan dan dikoordinasikan dengan lebih baik untuk menemukan keseimbangan perpaduan optimal antara biaya, risiko dan kinerja seluruh siklus hidup.
3. Ekspektasi Manajemen
Ketika memulai langkah pengelolaan aset perusahaan, tentunya para pemangku kepentingan dan manajemen memiliki ekspektasi tersendiri terhadap rencana pengelolaan aset. Ekspektasi ini dapat dijadikan acuan, strategi agar manajemen aset yang dilakukan terarah dan memiliki objective yang terukur.
4. Kebijakan Manajemen Aset & Kerangka Kebijakan
source: gamatechno.com
Setelah mengetahui ekspektasi manajemen yang juga menjadi target optimalisasi manajemen aset, hal selanjutnya yang dilakukan adalah penyusunan kebijakan manajemen aset.Hal ini mencakup visi dan misi perusahaan, objektif, hingga key initiative yang dapat men-support proses manajemen aset.
Setelah mengetahui gambaran jelas mengenai kebijakan manajemen aset, anda dapat menyusun kerangka kebijakannya. Dalam hal ini, penting untuk menyusun dengan memperhatikan asset life cycle ( akuisisi, optimalisasi, pemeliharaan dan revaluasi).
5. Milestone & Program Plan
source: gamatechno.com
Dalam penyusunan milestone dan program kerja, informasi yang disajikan harus lebih spesifik seperti adanya waktu spesifik, proses kerja yang dilalui dan jangka waktu program yang akan dijalankan. Anda juga perlu memperhatikan keselarasan antara program kerja dan strategi aset manajemen yang dibuat. Artinya sesuai dengan visi misi yang ditentukan.
6. Requirement IT
source: gamatechno.com
Adanya dukungan IT dan digital menjadi salah satu strategi pengelolaan aset perusahaan. Hal ini dikarenakan perangkat IT dapat membantu perusahaan dalam pencatatan dan pelacakan aset seperti inventaris, software, hardware dan aset yang lain. Manajemen aset yang tersistem dapat menyederhanakan proses pengelolaan aset, data yang dihasilkan lebih akurat dan realtime.
Life Cycle Asset
source: limblecmms.com
Life Cycle Asset adalah serangkaian siklus hidup aset yang mencakup semua aktivitas dan pengeluaran mulai dari perencanaan hingga pelepasan aset. Hal ini terbagi dalam empat tahapan utama yaitu:
1. Akuisisi Aset
Dalam tahap ini setidaknya ada 4 proses penting seperti:
Penerimaan Barang
Dalam hal ini penting bagi anda untuk melakukan identifikasi aset dan non aset serta melakukan manajemen kategori seperti aset strategis, fixed asset dan LVA atau persediaan.
Inventaris/ Opname Aset
Proses opname aset harus dilaksanakan secara berkala dan wajib mengetahui dan mengupdate kondisi aset.
Penomoran dan Labeling
Proses labeling akan lebih cepat apabila dapat di generate secara otomatis menggunakan sistem seperti labeling barcode/ QR code.
Manajemen Record dan Arsip
Pembuatan data aset haruslah disimpan dan di arsip apa saja hal yang penting untuk diarsipkan. Misalnya dokumen garansi, manual book maupun dokumen penting lainnya.
2. Optimalisasi Aset
Pada tahap optimalisasi anda perlu memperhatikan hal berikut:
Kelengkapan Data & Identifikasi Teknis
Data aset dan potensi aspek seperti teknis,lingkungan, legal, ekonomis dan sosial.
Analisis Prospek
Adanya kemungkinan untuk: marketability (dipasarkan), profitability (menguntungkan), dan penerimaan sosial dan legal.
Strategi Pendayagunaan
Penyewaan aset, pinjam pakai, kerjasama pemanfaatan lainnya.
Pengelolaan Risiko
Melakukan identifikasi dan mitigasi risiko.
Monitoring dan Evaluasi Pemanfaatan Aset
Data aset serta potensi dari aspek: teknis, lingkungan, legal, ekonomis dan sosial.
3. Maintenance Aset
Preventif
Pemeliharaan dilakukan secara teratur untuk mengurangi kemungkinan kegagalan. Pemeliharaan ini dilakukan saat aset atau peralatan sedang bekerja sehingga tidak terjadi kerusakan tidak terduga. Strategi ini dilakukan untuk meminimalkan biaya dan meningkatkan siklus hidup aset sekaligus mitigasi kerusakan yang tidak terduga.
Korektif
Dilakukan berdasarkan premis bahwa suatu aset dibiarkan gagal baru kemudian diperbaiki maupun diganti. Konsekuensi kegagalan harus dapat diterima dan tidak berdampak signifikan terhadap lingkungan atau keselamatan maupun dampak ekonomi merugikan bagi pemilik aset.
Prediktif
Pemeliharaan ini memerlukan pendekatan yang lebih kuat untuk penentuan jadwal maintenance. Hal ini karena pemeliharaan prediktif menggunakan analisis dan pemantauan data secara berkala untuk mendeteksi kemungkinan terjadinya kegagalan.
4. Penghapusan/ Revaluasi Aset
Lelang
Aset yang masih bernilai di pasaran
Hibah
Aset yang masih berfungsi dan dapat memberikan nilai tambah perusahaan
Trade In
Aset tertentu yang dapat menerima tukar tambah/upgrade aset baru
Pemusnahan
Aset yang sudah menjadi scrap tidak bernilai sama sekali di pasaran
Revaluasi
Aset yang nilainya akan terus mengalami kenaikan
Anda memiliki kebutuhan sistem manajemen aset perusahaan? Hubungi Kami
Credit by: Bapak Dian Sapta Priambogo (Supervisor Asset Management)
Simak selengkapnya di Youtube Gamatechno
