PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk atau lebih dikenal dengan Bank BTN, merupakan badan usaha milik negara yang menyediakan kredit pemilikan rumah. Hingga akhir tahun 2022, BTN telah memiliki 80 unit kantor cabang dan 30 unit kantor cabang syariah di seluruh Indonesia dalam rangka mendukung kegiatan bisnisnya.
BTN terbagi atas beberapa divisi salah satunya adalah divisi Audit Internal yang memegang peran krusial. Divisi Audit Internal berperan melakukan pemeriksaan dan evaluasi kegiatan Bank terkait efektifitas, efisiensi dan kecukupan sistem pengendalian intern, manajemen risiko dan tata kelola secara berkesinambungan.
Kurangi Penggunaan Kertas dan Tinta
Divisi Audit Internal berkomitmen melakukan terobosan dalam hal pengelolaan dokumen. Format laporan yang semula berbentuk hardcopy, diubah menjadi softcopy. Pasalnya, dokumen hardcopy rentan hilang dan rusak seiring berjalannya waktu. Selain itu, proses penyimpanan dokumen hardcopy yang sangat tebal juga membutuhkan banyak ruang.
Dari permasalahan-permasalahan inilah Bank BTN kemudian berkeinginan untuk mengelola dokumen berbasis sistem untuk memudahkan tata kelola dan mengurangi penggunaan kertas dan tinta.
DMS sebagai Langkah Efisiensi dan Penekanan Anggaran Operasional
Melihat hal ini, Bank BTN merealisasikannya dengan pengembangan Document Management System (DMS). Tujuannya untuk melakukan efisiensi dan menekan biaya operasional yang juga menjadi salah satu KPI perusahaan.
Baca juga: Jasa Pengembangan Software Terpercaya di Indonesia
Source : btn.co.id (Data yang digunakan dalam aplikasi ini adalah data dummy. Gamatechno menjaga privasi dan keamanan data klien kami)
Document Management System merupakan sistem untuk mengelola pelaporan, dokumen serta pendistribusian laporan termasuk disposisi dari top manajemen. Lewat sistem ini, memungkinkan divisi audit untuk meng-upload dokumen yang cukup besar rata-rata 100 MB.
Umumnya, pengunggahan dokumen yang besar akan mempengaruhi bandwidth dan aplikasi yang lain. Namun, dengan menggunakan DMS karyawan tidak perlu khawatir hal itu terjadi.
“Menggunakan DMS ini sudah mengakomodir upload dokumen yang besar dengan kecepatan download dan view dokumen yang baik juga.” salah satu staff Audit Internal.
DMS Jamin Keamanan Aksesibilitas dan Tanda Tangan Digital
DMS juga sudah dilengkapi dengan fitur tanda tangan digital. Sehingga tanda tangan tidak harus dilakukan dengan tanda tangan basah dengan begitu proses penandatanganan dapat lebih fleksibel, efisien dan dapat dilakukan dimana saja. Tanda tangan digital ini telah melalui kajian pihak legal dan memiliki dasar dari UU ITE sehingga terjamin keamanannya.
Tidak hanya keamanan dari segi tanda tangan digital, DMS juga menjamin keamanan terkait akses laporan. Hal ini dikarenakan, hanya orang-orang yang diberikan wewenang saja yang dapat melakukan akses.
DMS juga dibekali dengan fitur watermark yang berisi identitas pengguna yang login mulai dari nama dan tanggal akses. Siapapun yang mengakses dokumen secara online, datanya terekam jelas oleh sistem. Dari segi pengunduhan dokumen, akan ada two step verification melalui proses approval beserta password sebelum melakukan download dokumen.
Punya kebutuhan pengembangan teknologi sistem informasi? Klik di sini
