KEBIJAKAN PRIVASI GTR CLICK

Employee Self Services (ESS)

Tanggal Berlaku: 19 Oktober 2026
Terakhir Diperbarui: 19 Oktober 2026
Pengelola Aplikasi: GTR Indonesia
Kontak Privasi: [email protected]

1. Pendahuluan

GTR Click adalah aplikasi Employee Self Services (ESS) yang disediakan oleh GTR Indonesia untuk memudahkan karyawan mengakses layanan administrasi dan informasi perusahaan melalui perangkat mobile.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana GTR Indonesia mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan mengelola data pribadi pengguna ketika menggunakan aplikasi GTR Click.

Kami berkomitmen untuk mengelola data pribadi secara bertanggung jawab dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Dengan menggunakan GTR Click, pengguna diharapkan membaca dan memahami kebijakan ini.

2. Ruang Lingkup Layanan

GTR Click menyediakan layanan mandiri karyawan yang dapat mencakup fitur berikut:

• Profil Karyawan: melihat informasi profil dan data kepegawaian.
• Presensi: mencatat kehadiran dan melihat riwayat presensi.
• Leave Management: mengajukan cuti dan memantau status pengajuan.
• Overtime Management: mengajukan lembur dan memantau proses persetujuan.
• What’s Happening: mengakses pengumuman, berita, dan informasi internal perusahaan.
• Push Notification: menerima pemberitahuan terkait layanan dan aktivitas aplikasi.

Fitur yang tersedia bergantung pada konfigurasi sistem dan hak akses masing-masing pengguna.

3. Data yang Dikumpulkan dan Diproses

GTR Click dapat memproses kategori data berikut sesuai kebutuhan layanan yang digunakan.

3.1. Data Identitas dan Kepegawaian

Data ini dapat meliputi:

• Nama karyawan.
• Nomor induk karyawan atau identitas kepegawaian.
• Jabatan dan unit kerja.
• Alamat email perusahaan.
• Informasi profil dan organisasi yang diperlukan untuk menjalankan layanan ESS.

3.2. Data Akun dan Autentikasi

GTR Click menggunakan akun karyawan yang dibuat atau dikelola oleh perusahaan. Data yang diperlukan untuk autentikasi dapat mencakup identitas akun, token akses, dan informasi teknis terkait sesi login.

Akun tidak ditujukan untuk registrasi mandiri oleh masyarakat umum.

3.3. Data Presensi dan Lokasi

Untuk mendukung validasi presensi, GTR Click dapat mengakses dan memproses informasi lokasi perangkat ketika pengguna menggunakan fitur presensi yang memerlukan validasi lokasi.

Informasi lokasi digunakan untuk mendukung verifikasi kehadiran berdasarkan kebijakan perusahaan.

Penggunaan lokasi dibatasi pada kebutuhan fitur presensi yang relevan. GTR Click tidak dimaksudkan untuk melacak lokasi karyawan secara terus-menerus di luar kebutuhan layanan tersebut.

Pengguna dapat mengatur izin lokasi melalui pengaturan perangkat. Namun, apabila izin lokasi diperlukan untuk validasi presensi, penolakan izin dapat menyebabkan fitur presensi berbasis lokasi tidak dapat digunakan.

3.4. Data Cuti dan Lembur

Data yang diproses dapat mencakup jenis cuti atau lembur, tanggal, durasi, keterangan pengajuan, status persetujuan, serta catatan administrasi yang relevan.

Data tersebut digunakan untuk mendukung proses pengajuan, persetujuan, pencatatan, dan pelaporan administrasi karyawan.

3.5. Data Push Notification

Untuk mengirimkan pemberitahuan, aplikasi dapat memproses token perangkat atau identifikasi teknis yang diperlukan oleh layanan push notification.

Pemberitahuan dapat berhubungan dengan status pengajuan cuti dan lembur, presensi, pengumuman, atau informasi operasional lainnya.

Pemberitahuan dapat dikirim melalui layanan pihak ketiga yang mendukung pengiriman notifikasi, sesuai implementasi teknis aplikasi.

3.6. Data Teknis dan Log

Aplikasi atau infrastruktur pendukung dapat memproses informasi teknis, seperti versi aplikasi, informasi perangkat yang relevan, waktu akses, catatan kesalahan, dan log keamanan.

Data ini digunakan untuk menjaga stabilitas aplikasi, menganalisis gangguan, meningkatkan keamanan, dan membantu penanganan masalah teknis.

3.7. Kamera dan Foto

GTR Click tidak menggunakan kamera atau foto sebagai bagian dari fitur yang dikonfirmasi dalam kebijakan ini.

Apabila fitur yang memerlukan kamera atau foto ditambahkan di kemudian hari, kebijakan privasi dan permintaan izin perangkat akan diperbarui sesuai kebutuhan sebelum fitur tersebut digunakan.

4. Tujuan Penggunaan Data

Data pribadi digunakan untuk tujuan berikut:

1. Memverifikasi identitas dan mengelola akses karyawan.
2. Menyediakan layanan mandiri karyawan melalui aplikasi.
3. Mencatat dan memvalidasi presensi sesuai kebijakan perusahaan.
4. Memproses pengajuan cuti dan lembur.
5. Menyampaikan pengumuman dan notifikasi operasional.
6. Menjaga keamanan sistem dan mencegah akses tidak sah.
7. Melakukan administrasi, audit, pelaporan, dan pemenuhan kewajiban hukum.
8. Menangani keluhan, permintaan pengguna, serta gangguan teknis.

Data pribadi tidak akan digunakan untuk tujuan yang tidak sesuai dengan kebijakan ini tanpa dasar pemrosesan yang sah.

5. Dasar Pemrosesan Data Pribadi

GTR Indonesia memproses data pribadi berdasarkan dasar pemrosesan yang sah sesuai peraturan perundang-undangan, bergantung pada tujuan dan kategori data yang diproses.

Dasar tersebut dapat mencakup pelaksanaan kewajiban hukum, pelaksanaan perjanjian atau hubungan kerja yang relevan, kepentingan yang sah sesuai ketentuan hukum, dan persetujuan apabila dipersyaratkan.

Untuk akses lokasi atau izin perangkat lainnya, pengguna akan memperoleh penjelasan mengenai tujuan penggunaan sesuai fitur yang memerlukan izin tersebut.

6. Pembagian dan Pengungkapan Data

GTR Indonesia tidak menjual data pribadi pengguna.

Data dapat diakses secara terbatas atau diungkapkan kepada pihak berikut apabila diperlukan untuk tujuan yang sah:

• Pihak internal perusahaan: seperti HR, atasan yang berwenang, administrator, atau pengelola fasilitas, sesuai tugas dan hak aksesnya.
• Penyedia layanan teknologi: penyedia hosting, infrastruktur cloud, keamanan, dan pemeliharaan sistem.
• Penyedia layanan notifikasi: apabila digunakan untuk mengirimkan push notification ke perangkat pengguna.
• Sistem perusahaan yang terintegrasi: apabila diperlukan untuk menjalankan layanan ESS.
• Pihak berwenang: apabila diwajibkan berdasarkan peraturan perundang-undangan atau permintaan yang sah.

Pihak yang menerima data hanya dapat memproses data sesuai tujuan layanan, kewenangan, dan kewajiban perlindungan data yang berlaku.

7. Penyimpanan dan Retensi Data

Data pribadi disimpan selama diperlukan untuk menjalankan layanan, mengelola administrasi kepegawaian, mendukung audit, menjaga keamanan, atau memenuhi kewajiban hukum.

Jangka waktu penyimpanan dapat berbeda berdasarkan jenis data dan kebijakan retensi perusahaan.

Setelah data tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat kewajiban hukum atau dasar sah lainnya untuk menyimpannya, data akan dihapus atau dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku.

8. Keamanan Data

GTR Indonesia menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi, termasuk pengaturan hak akses, pengamanan autentikasi, perlindungan komunikasi data, pemantauan sistem, dan penanganan insiden keamanan sesuai implementasi dan kebijakan yang berlaku.

Akses terhadap data dibatasi berdasarkan kebutuhan pekerjaan dan kewenangan.

Meskipun langkah pengamanan diterapkan, tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin keamanan secara mutlak.

9. Hak Pengguna

Sesuai ketentuan yang berlaku, pengguna dapat mengajukan permintaan terkait data pribadinya, termasuk:

• Memperoleh informasi tentang pemrosesan data pribadi.
• Mengakses data pribadi sesuai hak yang berlaku.
• Meminta koreksi atau pembaruan data yang tidak akurat.
• Meminta penghentian pemrosesan atau penghapusan data apabila memenuhi ketentuan.
• Menarik persetujuan apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku.
• Mengajukan keluhan atau keberatan terkait pemrosesan data pribadi.

Permintaan dapat disampaikan melalui email pada bagian Hubungi Kami. Untuk melindungi data pribadi, permintaan dapat memerlukan verifikasi identitas.

Pelaksanaan hak pengguna tetap memperhatikan kewajiban hukum, kebutuhan administrasi kepegawaian, audit, dan dasar pemrosesan sah lainnya.

10. Penonaktifan Akun dan Permintaan Penghapusan Data

Akun GTR Click dikelola oleh perusahaan. Pengguna yang ingin menonaktifkan akun atau mengajukan penghapusan data dapat menghubungi administrator perusahaan atau mengirimkan permintaan ke [email protected].

Permintaan akan diverifikasi dan ditindaklanjuti sesuai prosedur perusahaan serta ketentuan hukum yang berlaku.

Penonaktifan akun tidak selalu berarti seluruh catatan kepegawaian atau transaksi langsung dihapus. Data yang masih wajib disimpan atau diperlukan berdasarkan dasar pemrosesan yang sah dapat tetap disimpan selama jangka waktu yang diperlukan.

Data yang tidak lagi memiliki dasar untuk disimpan akan dihapus atau dimusnahkan sesuai prosedur retensi perusahaan.

11. Layanan Pihak Ketiga

GTR Click dapat menggunakan layanan pihak ketiga untuk mendukung infrastruktur dan fungsi aplikasi, termasuk layanan push notification apabila diterapkan.

Penggunaan layanan tersebut dapat melibatkan pemrosesan data teknis yang diperlukan untuk menjalankan layanan terkait.

Pemrosesan data oleh pihak ketiga harus dibatasi sesuai tujuan yang relevan dan kewajiban perlindungan data yang berlaku. Informasi tentang layanan pihak ketiga yang digunakan akan disesuaikan dengan implementasi aplikasi yang sebenarnya.

12. Privasi Anak

GTR Click ditujukan bagi karyawan dan pengguna yang mendapatkan akses resmi dari perusahaan, bukan untuk penggunaan mandiri oleh anak-anak.

Apabila diketahui bahwa data pribadi anak diproses secara tidak semestinya, penanganannya akan dilakukan sesuai ketentuan perlindungan data yang berlaku.

13. Perubahan Kebijakan Privasi

GTR Indonesia dapat memperbarui kebijakan ini untuk menyesuaikan perubahan fitur aplikasi, sistem teknologi, proses bisnis, atau peraturan yang berlaku.

Versi terbaru akan dipublikasikan melalui halaman resmi Kebijakan Privasi GTR Click dengan tanggal pembaruan yang sesuai.

Apabila perubahan memerlukan pemberitahuan atau persetujuan tambahan berdasarkan ketentuan yang berlaku, langkah tersebut akan dilakukan sesuai kebutuhan.

14. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, keluhan, koreksi data, atau permintaan terkait privasi dan data pribadi, silakan hubungi:

Pengelola Aplikasi: GTR Indonesia
Email: [email protected]
Subjek Email yang Disarankan: Permintaan Privasi Data – GTR Click

Kami akan menindaklanjuti permintaan sesuai prosedur perusahaan dan ketentuan yang berlaku.

Akhir Kebijakan Privasi GTR Click

Dengan menggunakan GTR Click, pengguna dapat mengacu pada kebijakan ini untuk memahami bagaimana data pribadi dikelola dalam penyelenggaraan layanan ESS.