Benefit Digitalisasi Persuratan

gtPLO-surat-digital

Sebuah instansi baik swasta, pemerintahan, maupun akademik sebaiknya sudah tidak dipusingkan dengan urusan dokumentasi dan administrasi surat-menyurat. Dapat dilihat bahwa jumlah surat yang keluar dan masuk dalam sebuah instansi sangat banyak bergantung kepada besarnya organisasi dan bisnis yang dimiliki. Surat-surat tersebut mungkin mempunyai status sangat rahasia maupun sekedar surat undangan terbuka. Hal surat-menyurat kadang dianggap sepele, namun jika terbengkalai bisa berakibat fatal. Belum lagi jika terjadi musibah seperti kebakaran atau banjir. Surat-surat penting pun ikut lenyap. Melalui proses digitalisasi pengarsipan surat yang keluar dan masuk di sebuah instansi, suatu surat atau memo beserta peristiwa yang terkait dapat dilacak dengan lebih mudah meskipun sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Gamatechno memiliki sebuah solusi sistem informasi persuratan yang lazim disebut juga dengan aplikasi paper-less office (PLO). Aplikasi yang dinamai gtPLO merupakan sistem yang dikembangkan untuk memudahkan pencatatan surat-menyurat di dalam lingkungan suatu instansi, manajemen surat masuk, disposisi, serta digitalisasi persuratan. Sistem informasi ini juga mendukung konsep multi kanal, sehingga dapat diakses melalui website, email dan SMS. Instansi yang telah menggunakan gtPLO akan mendapatkan benefit seperti penyimpanan surat dalam format digital, disposisi surat secara online kepada penerima, pengarsipan surat masuk, pembuatan nomor surat secara otomatis, serta kemudahan dalam pemantauan dan pencarian surat kapan saja dan dimana saja.

Penggunaan aplikasi gtPLO sangat mudah layaknya menggunakan email dan media sosial yang sudah banyak digunakan. Pengguna bisa membuat surat, mendelegasikan, memberikan label mana surat yang penting dan biasa. Ada fitur Memo dan Disposisi dua arah yang memungkinkan penerima dan pengirim surat saling berkomentar dan diskusi tanpa merubah isi surat aslinya. Hal ini sangat membantu karena Memo dan Disposisi tidak akan tercecer seperti Memo fisik yang biasanya ditempelkan di surat fisik. gtPLO juga memungkinkan untuk men-tracing alur perjalanan surat, apakah sudah dibaca atau belum oleh orang yang dituju. Pemberitahuan melalui email dan SMS juga akan muncul jika pengguna menerima surat masuk.

Dengan aplikasi persuratan gtPLO, penyampaian informasi internal dapat dilakukan secara lebih mudah, akurat, dan terarsip dengan baik. Selain itu gtPLO dapat mengurangi penggunaan kertas melalui pengarsipan data dalam format digital dan juga mengurangi biaya ekspedisi surat. Hal ini tentunya sejalan dengan konsep Gamatechno SmartCity Solution, yakni less paper, less time, less cash dan less complexity. Dari proses ini juga dapat diwujudkan semangat transparansi karena semua pihak yang terkait dapat terlibat dan ikut mengawasi.

*Aplikasi persuratan digital gtPLO sekarang ini sudah diimplementasikan di beberapa klien Gamatechno, yaitu di instansi perbankan, korporasi swasta, dan salah satu universitas terbesar di Indonesia, UGM. Dengan portofolio tersebut, aplikasi gtPLO telah teruji melayani lalulintas dan data dari ribuan user dan puluhan ribu data digital.